Penyebab SOP tidak dijalankan seringkali bukan karena dokumennya kurang baik, tetapi karena faktor manusia dan budaya kerja di dalam organisasi itu sendiri. Banyak perusahaan yang sudah menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) secara detail, namun pada prakteknya karyawan masih suka mengabaikan SOP yang ada. Hal ini bisa terjadi karena SOP dianggap terlalu rumit, tidak relevan dengan kondisi lapangan, atau tidak pernah disosialisasikan secara efektif.
Ada pula situasi dimana pimpinan tidak memberikan contoh nyata dalam penerapan SOP, sehingga karyawan merasa aturan tersebut hanya formalitas saja. Ketika hal ini terjadi, SOP kehilangan fungsinya sebagai panduan kerja yang efisien dan konsisten. Memahami penyebab SOP tidak dijalankan menjadi langkah penting bagi setiap perusahaan agar sistem kerja dapat berjalan sesuai standar dan tujuan organisasi benar-benar tercapai.
5 Penyebab Utama SOP Tidak Dijalankan di Perusahaan
Berikut 5 penyebab utama SOP tidak dijalankan di perusahaan yang paling sering terjadi:
- Kurangnya Sosialisasi dan Pelatihan
Banyak karyawan tidak memahami isi dan tujuan SOP karena tidak pernah mendapatkan pelatihan atau penjelasan yang memadai. Akibatnya, mereka menjalankan pekerjaan berdasarkan kebiasaan, bukan prosedur resmi. - SOP Terlalu Rumit dan Tidak Praktis
SOP yang terlalu panjang, teknis, atau tidak sesuai dengan kondisi di lapangan membuat karyawan enggan mengikuti aturan tersebut karena dianggap memperlambat pekerjaan. - Tidak Ada Keteladanan dari Pimpinan
Ketika pimpinan tidak mencontohkan penerapan SOP, bawahan akan menilai bahwa aturan tersebut tidak penting untuk diikuti. - Kurangnya Pengawasan dan Evaluasi
Tanpa sistem kontrol dan evaluasi berkala, pelanggaran SOP sering terabaikan hingga menjadi kebiasaan. - Budaya Kerja yang Tidak Disiplin
Lingkungan kerja yang permisif terhadap penyimpangan prosedur membuat SOP hanya menjadi dokumen formal tanpa fungsi nyata.
Cara Mengatasi SOP yang tidak Dijalankan di Perusahaan
Berikut beberapa cara mengatasi SOP yang tidak dijalankan di perusahaan agar prosedur benar-benar diterapkan secara konsisten dan efektif:
- Lakukan Sosialisasi dan Pelatihan Secara Berkala
Pastikan setiap karyawan memahami isi, tujuan, dan manfaat SOP melalui pelatihan, workshop, atau briefing rutin agar tidak hanya sekedar tahu, tetapi juga mampu menerapkannya. - Melibatkan Karyawan dalam Penyusunan SOP
Dengan melibatkan tim operasional dalam proses penyusunan, SOP akan lebih realistis, mudah dipahami, dan relevan dengan kondisi di lapangan. - Pimpinan Harus Menjadi Teladan
Kepatuhan terhadap SOP harus dimulai dari level manajemen. Keteladanan pimpinan akan menumbuhkan budaya disiplin dan rasa tanggung jawab di antara karyawan. - Terapkan Sistem Pengawasan dan Evaluasi
Buat mekanisme audit internal atau monitoring rutin untuk memastikan penerapan SOP berjalan sesuai standar dan memberikan umpan balik untuk perbaikan. - Bangun Budaya Disiplin dan Akuntabilitas
Tanamkan nilai kepatuhan melalui reward bagi yang patuh dan konsekuensi bagi pelanggaran, agar seluruh tim memahami pentingnya menjalankan SOP demi kinerja perusahaan yang optimal.
SOP sering tidak dijalankan bukan karena tidak penting, melainkan karena penyusunannya tidak selaras dengan realitas kerja dan kebutuhan organisasi. SOP yang terlalu kompleks, sulit dipahami, atau dibuat hanya untuk memenuhi persyaratan administrasi akan kehilangan fungsinya sebagai pedoman operasional. Agar SOP benar-benar diterapkan dan memberikan dampak nyata, perusahaan perlu memastikan kesesuaiannya dengan standar ISO serta didukung oleh sistem manajemen yang efektif. Untuk mewujudkan hal tersebut, PT. Konsultan Katiga Indonesia hadir sebagai mitra profesional yang menyediakan jasa sertifikasi ISO sekaligus pendampingan penyusunan dan implementasi SOP yang tepat, praktis, dan sesuai standar, sehingga sistem manajemen perusahaan dapat berjalan optimal dan berkelanjutan.